Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

MBC de NoordBikers is een mountainbikevereniging met statutaire zetel in Noordwijk. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven.

• Naam: MBC de NoordBikers (vereniging met volledige rechtsbevoegdheid)
• KvK-nummer: 51846292
• Contact over privacy: voorzitter@noordbikers.nl

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; dat is voor een vereniging als de onze niet verplicht. Vragen over privacy behandelt het bestuur.

2. Welke gegevens wij verwerken

Als je lid wordt via het aanmeldformulier, verwerken wij:

• voornaam, tussenvoegsel en achternaam
• adres, postcode en woonplaats
• e-mailadres en telefoonnummer
• geboortedatum en soort lidmaatschap
• naam rekeninghouder en IBAN, voor de automatische incasso
• KNWU-licentienummer
• bij jeugdleden: naam, e-mailadres en telefoonnummer van een ouder of voogd
• datum van aanmelding, datum van opzegging en of je aanmelding is goedgekeurd
• je rol of functie binnen de club, zoals bestuurslid, commissielid of trainer
• je trainingsgroep en je aan- en afmeldingen voor trainingen en activiteiten
• een profielfoto, alleen als je die zelf aanlevert

Het aanmeldformulier op onze website wordt niet in Webflow opgeslagen, maar direct doorgestuurd naar onze ledenadministratie.

3. Waarvoor wij je gegevens gebruiken

• Ledenadministratie en uitvoering van het lidmaatschap (grondslag: overeenkomst).
• Innen van de contributie via automatische incasso (grondslag: overeenkomst).
• Aanmelden bij de KNWU voor je basislicentie en verzekering (grondslag: overeenkomst).
• Indelen in trainingsgroepen en organiseren van trainingen en activiteiten (grondslag: overeenkomst).
• Toegang tot de beveiligde ledenpagina (grondslag: overeenkomst).
• Informeren over trainingen, activiteiten en clubnieuws, zoals de Dropperpost (grondslag: gerechtvaardigd belang van de vereniging).
• Tonen van naam, foto en e-mailadres van bestuursleden, commissieleden en trainers op de ledenpagina; een telefoonnummer alleen als je daar zelf voor kiest (grondslag: toestemming).
• Bewaren van financiële gegevens volgens de wettelijke en statutaire bewaarplicht (grondslag: wettelijke verplichting).

4. Jeugdleden

Jeugdleden jonger dan 18 jaar worden aangemeld met toestemming van een ouder of voogd, zoals onze statuten voorschrijven. Voor jongeren onder de 16 jaar geeft de ouder of voogd toestemming waar dat nodig is. Het account voor de ledenpagina staat op naam van de ouder of voogd. Ouders van jeugdleden worden voor praktische berichten, zoals Let's Rides, toegevoegd aan een WhatsApp-groep van de jeugdafdeling; wie dat niet wil, kan de groep op elk moment verlaten.

5. Foto's en video's

Tijdens trainingen, wedstrijden en activiteiten maken wij soms foto's en video's. Een selectie daarvan plaatsen wij op onze website, in de Dropperpost en op onze sociale media. Wil je niet herkenbaar in beeld, of wil je dat een foto wordt verwijderd? Laat het ons weten via ledenadministratie@noordbikers.nl, dan halen we de foto weg.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is:

• KNWU: voor je licentie en verzekering.
• Onze bank: voor de automatische incasso.
• Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken: Webflow (website), Airtable (ledenadministratie), Make (koppeling tussen website en ledenadministratie), Memberstack (inloggen op de ledenpagina), Dropbox (opslag van clubdocumenten) en Spond (trainingen en aanmeldingen). Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden.

Een deel van deze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Ledengegevens: zolang je lid bent en tot 2 jaar na het einde van je lidmaatschap.
• Financiële gegevens, zoals incasso's: 10 jaar, zoals onze statuten voorschrijven (de fiscale bewaarplicht is 7 jaar).
• Aanmeldingen die niet tot een lidmaatschap leiden: maximaal 6 maanden.
• Foto's en nieuwsberichten: zolang ze relevant zijn voor de geschiedenis van de club, tenzij je vraagt om verwijdering.

8. Beveiliging

Alleen de ledenadministratie en de penningmeester hebben toegang tot je volledige gegevens, zoals je IBAN. Leden loggen op de ledenpagina in met een eenmalige code per e-mail, zonder wachtwoord. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen.

9. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken, zoals het onthouden dat je bent ingelogd op de ledenpagina. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en volgen je niet op andere websites. Voor functionele cookies is geen toestemming nodig.

10. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Veel gegevens kun je als lid zelf aanpassen op de ledenpagina.

Stuur je verzoek naar ledenadministratie@noordbikers.nl. Wij reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Ben je verplicht gegevens te geven?

De gegevens in het aanmeldformulier zijn nodig voor je lidmaatschap, de contributie en je KNWU-licentie. Zonder deze gegevens kunnen wij je niet als lid inschrijven. Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerking.

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.